Zwroty towarów oraz reklamacje w sklepach stacjonarnych wydają się być jasne i zrozumiałe. Sporządzony protokół na miejscu jest podpisywany przez firmę oraz kupującego. Sytuacja zmienia się, kiedy dochodzi do zwrotu lub reklamacji zakupionego towaru przez Internet. Jak w takiej sytuacji zaksięgować zwrócony produkt lub reklamację?
Sprzedaż w Internecie podlega pod przepisy o umowach między przedsiębiorstwem a konsumentem, które są zawierane poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość w odniesieniu do ustawy o prawach konsumenta. Zgodnie z art. 27 Ustawy o Prawach Konsumenta “Konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z wyjątkiem kosztów określonych w art. 33 zwolnienie z obowiązku zwrotu dodatkowych kosztów dostarczenia rzeczy, art. 34 zwrot rzeczy po odstąpieniu od umowy ust. 2 i art. 35 zapłata za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia od umowy.”
Po złożeniu takiego oświadczenia, sprzedawca oraz kupujący muszą wykonać obowiązki zgodne z umową – kupujący musi odesłać towar wraz z wypełnionym oświadczeniem a sprzedawca po otrzymaniu towaru musi oddać należność za zwrócony towar. W przypadku zwrotu towaru za pomocą jego wysyłki (kurier lub przesyłka pocztowa) sporządzenie protokołu zwrotu jest niemożliwe. Zwrot należy przyjąć na podstawie dołączonego oświadczenia oraz identyfikacji transakcji w systemie sprzedażowym. Sprzedawca sporządza jednostronny protokół przyjęcia zwrotu, który nie będzie posiadał podpisu kupującego. Wszystkie dokumenty odnośnie zwrotu, potwierdzenie transakcji, oświadczenie o zwrocie kupującego, przyjęcie zwrotu muszą być przechowywane przez firmę.
Przy zachowaniu kilku warunków sprzedawcy mają prawo do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconego towaru:
- Posiadanie wszystkich dokumentów potwierdzających zarówno zakup jak i zwrot towarów przez kupującego;
- Protokół przyjęcia zwrotu sporządzony przez sprzedawcę z jego podpisem.
Obniżenie podstawy opodatkowania będzie możliwe tylko w przypadku posiadania pełnej dokumentacji przez sprzedawcę, z której jasno wynikać będzie zwrot towaru przez kupującego, wartość zwróconego towaru oraz potwierdzenie dokonania zwrotu należności za towar.
Sprzedawca mimo braku podpisu kupującego na protokole będzie miał prawo dokonać korekty zakupionego towaru i na jego podstawie będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconego towaru.
