Wirtualne kasy fiskalne to kasy, które mają postać oprogramowania i można je zainstalować na komputerze lub innym urządzeniu mobilnym. Po podłączeniu z drukarką pełni funkcję kasy fiskalnej. Korzystać można z niej w każdym miejscu z dostępem do Internetu. Nie jest to zmiana obowiązkowa, ale zmiana, która ma ułatwić mniejszym firmą działanie na rynku po zredukowaniu kosztów, np. Zakupu kasy fiskalnej.
Różnice między kasą fiskalną a wirtualną?
Obydwie kasy posiadają funkcję przesyłania danych do systemu teleinformatycznego. Kasa wirtualna przesyła wszystkie dokumenty fiskalne praktycznie co minutę. W przypadku braku dostępu do Internetu, kasa wirtualna będzie mogła działać w trybie off-line jedynie przez 15 min. Kasy fiskalne nie potrzebują natomiast ciągłego dostępu do Internetu.
Korzystanie z wirtualnych kas fiskalnych jest możliwe w takich branżach jak:
- Gastronomia;
- Hotelarstwo;
- Transport.
Rozporządzenie Ministra Finansów określa, dla jakich czynności może być stosowanie wirtualnych kas fiskalnych za pomocą oprogramowania:
“1) usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140);
2) usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
3) usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
4) usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
5) usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
6) usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);
7) usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);
8) usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);
9) usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);
10) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);
11) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);
12) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);
13) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);
14) usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);
15) usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);
16) usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);
17) usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
18) usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
19) usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
20) pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
21) usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
22) usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
23) pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);
24) usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30).”
Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie kas fiskalnych rejestrujących za pomocą oprogramowania szczegółowo zostały określone:
- Sposób prowadzenia rejestru przy wykorzystaniu wirtualnych kas fiskalnych – paragon wystawiony i wydany w momencie otrzymania należnych środków, bez żądania klienta;
- Wirtualne kasy fiskalne muszą być poddane certyfikacji, za który odpowiada Główny Urząd Miar, certyfikat ważny od 5 do 10 lat od daty wystawienia;
- Poprawna konfiguracja urządzenia mobilnego lub komputera z drukarką. Wirtualne kasy fiskalne nie służą do obsługi zwrotów i reklamacji, do tego jest osobny rejestr.
